II. KAFLI
Bókhald.
Almenn ákvæði um bókhald.
6. gr.
(1) Bókhaldi skal haga þannig að á skýran og aðgengilegan hátt megi rekja viðskipti og notkun fjármuna. Það skal veita svo sundurliðaðar upplýsingar um rekstur og efnahag sem þarfir eigenda, lánardrottna og hins opinbera krefjast og nauðsynlegar eru til að meta megi tekjur og gjöld, eignir og skuldir.
(2) Bókhaldið skal með tilliti til umfangs rekstrar og eðlis starfseminnar vera í samræmi við [bókhaldsvenju og settar reikningsskilareglur]1) eins og hún er á hverjum tíma, svo og ákvæði laga og reglugerða.
1)Sbr. 3. gr. laga nr. 48/2005.
(1) Tvíhliða bókhald skal skipuleggja með tilliti til umfangs rekstrar og eðlis starfsemi.
(2) Skrifleg lýsing á skipulagi og uppbyggingu bókhaldskerfis skal liggja fyrir og m.a. veita upplýsingar um tölvukerfi og tölvubúnað, tengsl við aðrar tölvur og hlutverk þeirra. Ef sjálfvirkri tölvuúrvinnslu er beitt í bókhaldi skal á sama hátt liggja fyrir lýsing á henni á þann hátt að unnt sé án erfiðleika að fylgja eftir og hafa eftirlit með meðferð hvers liðar. Reikningar bókhaldsins skulu sérstaklega tilgreindir og notkun þeirra greinilega afmörkuð, svo og lýsing á tekjuskráningu.
(3) Bókhaldið skal þannig skipulagt að auðvelt sé að rekja sig frá frumgögnum til færslna í bókhaldi, svo og frá færslum í bókhaldi til frumgagna, og milli niðurstöðu úr bókhaldi og ársreiknings. Jafnframt skal skipulag og stjórnun bókhaldsins við það miðuð að tryggja vörslu bókhaldsgagna og eðlilegt innra eftirlit. Með innra eftirliti er m.a. átt við verklagsreglur þar sem kveðið er á um meðferð skjala og ábyrgðar- og verkaskiptingu og haft er að markmiði að tryggja áreiðanlegt bókhald, örugga meðferð og vörslu fjármuna og að ekki hljótist tjón af villum, mistökum eða misnotkun.
(4) [Ráðherra getur sett reglur um færslu rafræns bókhalds, þar á meðal um hugbúnað vegna gagnaflutninga milli gagnaflutningskerfa, og um þau skilyrði sem þarf að uppfylla til að rafrænt bókhald sé fært í samræmi við lög og reglugerðir.a)]1)
1)Sbr. 4. gr. laga nr. 48/2005. a)Reglugerð nr. 505/2013.
(1) Sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum sem rekja má til viðskiptanna. Ytri sem innri gögn skulu fela í sér upplýsingar sem nægja til réttmætrar skráningar í bókhaldið.
(2) Með ytri frumgögnum er átt við gögn frá þeim sem viðskipti eru gerð við, svo sem reikning, afreikning, greiðsluseðil, gíróseðil, greiðslukvittun, samning, myndrit, skeyti eða önnur jafngild frumgögn. Þessi gögn skulu bera með sér, eftir því sem við á, auðkenni útgefanda og viðtakanda og aðrar þær upplýsingar sem nauðsynlegar kunna að vera til þess að sannreyna megi viðskiptin.
(3) Með innri frumgögnum er átt við gögn sem verða til hjá hinum bókhaldsskylda sjálfum, svo sem samrit reikninga, afreikninga, greiðsluseðla, gíróseðla, greiðslukvittana, samninga eða skeyta, svo og öll önnur gögn sem gerð eru til að skrá hreyfingar eða millifærslur innan bókhaldsins sjálfs.
(4) Ávallt skal vera unnt að kalla fram og prenta þau skjöl sem liggja til grundvallar færslum í bókhaldi þegar um er að ræða sendingar milli tölva.
(1) Í bókhaldi skal skrá viðskipti jafnskjótt og þau fara fram enda sé það í samræmi við góða bókhaldsvenju. Önnur atvik skulu skráð svo fljótt sem unnt er eftir að þau eiga sér stað.
(2) Færslur, sem eingöngu byggjast á [rafrænum skjölum]1), skulu skráðar í bókhaldið jafntryggilega og aðrar færslur.
(3) Færslur í bókhaldi skulu vera í skipulegri númeraröð, endurspegla að jafnaði rétta tímaröð viðskipta og annarra færslutilefna og gefa skýra mynd af því sem þeim er ætlað að lýsa.
(4) Færslurnar skulu vísa til viðeigandi frumgagna og geyma skýrar upplýsingar um efni viðskipta eða annarra atvika, reikningsheiti og dagsetningu.
1)Sbr. 5. gr. laga nr. 48/2005.
Bókhaldsbækur og reikningaskipan.
10. gr.
(1) Bókhaldsbækur skulu færðar á varanlegan hátt í skipulögðu og öruggu bóka-, korta-, lausblaða- eða tölvukerfi.
(2) Bókhald þeirra aðila, sem skyldir eru til að halda tvíhliða bókhald, skal samanstanda af:
-
dagbók þar sem allar færslur koma fram í færsluröð;
-
hreyfingalista þar sem allar færslur dagbókar hafa verið flokkaðar á viðeigandi bókhaldsreikninga, sbr. þó 6. mgr.;
-
aðalbók þar sem fram kemur staða hvers einstaks bókhaldsreiknings, sbr. 12. gr.;
-
ársreikningi, sbr. 22. gr.
(3) Bækur skv. 1.-3. tölul. 2. mgr. nefnast einu nafni fjárhagsbókhald.
(4) Í bókhaldi aðila skv. 2. mgr. skulu vera eftir því sem við á:
-
sjóðbók fyrir innborganir í sjóð og útborganir úr honum, sbr. 13. gr.;
-
viðskiptamannabókhald, sbr. 15. gr.
(5) Í bókhaldi þeirra aðila, sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skv. 3. gr., skulu vera:
-
sjóðbók fyrir innborganir í sjóð og útborganir úr honum, sbr. 13. gr.;
-
sundurliðunarbók, sbr. 14. gr.;
-
ársreikningur, sbr. 22. gr.
(6) Í handfærðu bókhaldi eru kröfur skv. 2. tölul. 2. mgr. uppfylltar með færslu á viðeigandi bókhaldsreikninga í dagbók, sbr. 1. tölul. 2. mgr. Heimilt er að sameina sjóðbók og dagbók sem nefnist þá sjóðsdagbók. Sjóðbók og sjóðsdagbók skulu vera fyrir fram innbundnar og blaðsíðurnar tölusettar en færi aðili bæði sjóðbók og sjóðsdagbók má hin síðarnefnda vera lausblaðabók. Í handfærðu bókhaldi skal aðalbók vera fyrir fram innbundin og blaðsíðurnar tölusettar og færa má ársreikninginn í aðalbókina.
(7) [---]1)
1)Sbr. 1. gr. laga nr. 25/2002.
(1) Bókhaldsbækur skulu vera til staðar hér á landi. Skal texti þeirra vera á íslensku og fjárhæðir í íslenskum krónum.
(2) Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. geta félög, skv. 1. mgr. 1. gr. laga um ársreikninga, fengið heimild til að færa fjárhæðir í bókhaldsbækur í erlendum gjaldmiðli og semja ársreikninga í þeim gjaldmiðli, sbr. [2. mgr. 7. gr.]2) laga um ársreikninga. Texti í bókhaldsbókunum skal vera á íslensku, dönsku eða ensku.]1)
1)Sbr. 2. gr. laga nr. 25/2002. 2)Sbr. 1. gr. laga nr. 11/2013.
(1) Að jafnaði skal haga reikningaskipan í bókhaldinu þannig að færðir séu hreinir eigna- og skulda-, gjalda- og teknareikningar. Færa skal þá reikninga í bókhaldinu sem nauðsynlegt er til að eðlileg sundurliðun náist með tilliti til tegundar og stærðar starfseminnar.
(2) Í stað sundurliðunar á skylda reikninga er heimilt að halda einn eða fáa reikninga í fjárhagsbókhaldinu en sundurliða þá í sérstöku undirkerfi. Slík undirkerfi skulu tengjast fjárhagsbókhaldinu á skýran og öruggan hátt um tiltekna reikninga sem eru ekki nýttir í öðrum tilgangi. Færslur, sem eiga uppruna sinn í slíkum undirkerfum, skulu færast í sérstaka dagbók og berast til fjárhagsbókhalds með reglubundnum og öruggum hætti. Við færslu í undirkerfi skal ætíð vísað til grunngagna.
(3) Eftir því sem aðstæður leyfa skal haga reikningaskipan þannig að nægilegt innra eftirlit skapist.
Í aðalbók skal koma fram staða hvers einstaks bókhaldsreiknings í lok hvers bókhaldstímabils í samræmi við hreyfingalista eða dagbók í handfærðu bókhaldi. Samtölur aðalbókar skulu hverju sinni innifela allar færslur sem fram að því hafa verið gerðar á reikningsárinu.
(1) Í sjóðbók skal færa allar innborganir í sjóð og útborganir úr honum á þann hátt að auðvelt sé að bera saman sjóðseign og niðurstöðu sjóðbókar í lok starfsdags eða vinnulotu, allt eftir tegund starfsemi.
(2) Hver greiðsla færist sérstaklega. Þó er leyfilegt að færa í einu lagi fjárhæðir þær er inn koma daglega vegna sölu gegn staðgreiðslu. Enn fremur er leyfilegt að færa undirbækur yfir sjóðgreiðslur enda sé færslu þeirra hagað á sama hátt og færslu sjálfrar sjóðbókarinnar. Skylt er að færa niðurstöðutölur undirbókanna daglega í sjálfa sjóðbókina og skal í henni vísað til undirbókanna til sönnunar færslum. Undirbækur sjóðbókar mega vera lausblaðabækur.
(3) Falla má frá færslu í sjóðbók þegar fyrir liggur annað jafnöruggt skráningarkerfi innborgana og útborgana.
(1) Þeir sem eru undanþegnir skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu sundurliða viðskipti sín í sérstaka bók, sundurliðunarbók, þar sem hreyfingar ársins á eignum og skuldum, tekjum og gjöldum eru flokkaðar eftir tegundum. Heimilt er að færa í einu lagi niðurstöðutölur undirbóka bókhaldsins, þar með taldar samanlagðar niðurstöður af útgefnum reikningum á bókhaldstímabilinu. Í lok hvers bókhaldstímabils skal stemma hreyfingar á handbæru fé á tímabilinu af við færslur í sundurliðunarbókina með því að taka tillit til útistandandi krafna og ógreiddra reikninga við upphaf og lok bókhaldstímabilsins.
(2) Niðurstöður sundurliðunarbókar skal vera unnt að rekja til ársreiknings.
(1) Í fjárhagsbókhaldi eða sérstöku viðskiptamannabókhaldi, sem tengist fjárhagsbókhaldinu, skal hafa reikninga yfir viðskipti við hvern viðskiptamann, önnur en þau sem hönd selur hendi. Þó er heimilt að sameina óveruleg viðskipti á einn eða fáa reikninga.
(2) Ef notað er sérstakt viðskiptamannabókhald sem undirkerfi fjárhagsbókhalds skal það uppfylla eftirtalin skilyrði:
-
Viðskiptamannabókhald skal tengjast fjárhagsbókhaldinu á skýran hátt um sérstaka tiltekna reikninga sem eru ekki nýttir í öðrum tilgangi.
-
Í viðskiptamannabókhaldi skal á hverjum tíma vera unnt að kalla fram stöðu viðskiptamannareikninga hvers um sig og í heild. Samtöluna skal vera unnt að rekja til tiltekinna reikninga í fjárhagsbókhaldi, sbr. 1. tölul.
-
Færslur á viðskiptamannareikninga skulu berast milli fjárhagsbókhalds og viðskiptamannabókhalds með reglulegum og öruggum hætti.
-
Þegar færslur eiga uppruna sinn í viðskiptamannabókhaldi skal færð dagbók um þær færslur með sama hætti og í fjárhagsbókhaldi.
-
Við færslur í viðskiptamannabókhald skal ætíð vísað til grunngagna.
(1) Í lok hvers reikningsárs skal telja vörubirgðir og reikna út verðmæti þeirra. Á vörutalningarlistum eða í vörutalningarbókum skal koma fram heiti, magn, einingarverð og útreiknað verðmæti hverrar einstakrar vörutegundar ásamt samtölu. Vörutalningarlista og vörutalningarbækur skulu talningarmenn undirrita.
(2) Þeir sem nota stöðugt birgðabókhald eru ekki bundnir af ákvæðum 1. mgr. enda er þá gert ráð fyrir skipulegum talningum og að birgðaskrár séu leiðréttar með reglubundnum hætti.
(3) Ef birgðir eru verðlagðar á söluverði skal á skýran og aðgengilegan hátt koma fram hvernig kostnaðarverð er reiknað.
Tekjuskráning bókhaldsskyldra aðila skal byggjast á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Öruggt kerfi í þessu sambandi teljast m.a. reikningar, afreikningar og gíróseðlar, enda séu þessi gögn í öruggu skipulegu númerakerfi, og sjóðvélar sem notaðar eru við sölu á vörum og þjónustu í smásölu, svo og önnur sambærileg og örugg kerfi til tekjuskráningar, enda sé ekki öðruvísi fyrir mælt í öðrum lögum.
(1) Sjóðbók, sjóðsdagbók og dagbók í handfærðu bókhaldi skal lokað reglulega og eigi sjaldnar en á tveggja mánaða fresti. Niðurstöður einstakra reikninga skulu þá færðar í aðalbók. Færslu í aðalbók skal að jafnaði vera lokið eigi síðar en einum mánuði eftir lok hvers bókhaldstímabils.
(2) Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu sundurliða færslur sínar í sundurliðunarbók eftir því sem þörf er á og eigi sjaldnar en í lok reikningsárs.
(3) Við gerð ársreikninga skal fara fram nákvæm og fullkomin lokun á öllum bókhaldsbókum.
(4) Samræmi skal vera milli fjárhæðanna í ársreikningi og í aðalbókinni.
Fylgiskjöl og geymsla bókhaldsgagna.
19. gr.
(1) Fylgiskjöl með bókhaldinu skal tölusetja á reglubundinn hátt og til þeirra vísa við innfærslur í bækurnar. Þau skulu geymd í samfelldri töluröð.
(2) Hverjum bókhaldsskyldum aðila er skylt að geyma með skipulögðum hætti öll bréf, myndrit og skeyti er honum berast og hafa þýðingu í rekstri hans. Enn fremur skal halda eftir samritum af öllum þeim bréfum, myndritum og skeytum er hann sendir öðrum og hafa þýðingu í rekstri hans.
(1) Allar bækur, sem fyrirskipaðar eru í lögum þessum, ásamt bókhaldsgögnum og fylgiskjölum, svo og bréf, myndrit og skeyti eða samrit þeirra, þar með talin gögn sem varðveitt eru í [rafrænu]1) formi, á örfilmu eða annan sambærilegan hátt, skulu varðveittar hér á landi á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.
(2) [[Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. hafa félög skv. 1. gr. heimild til að varðveita gögn skv. 1. mgr. erlendis í allt að sex mánuði.]3) Yfirvöld geta þó krafist aðgangs að þeim hér á landi og skal þeim þá skilað innan hæfilegs tíma. Bókhaldsgögn, sem eru á rafrænu formi, skulu ætíð vera aðgengileg yfirvöldum.]2)
(3) [Ef [rafrænum útbúnaði]3), sem nauðsynlegur er til að kalla fram bókhaldsgögn, er breytt eða fargað ber að yfirfæra bókhaldsgögnin á nýjan [rafrænan]3) miðil þannig að áfram verði unnt að kalla þau fram.]2)
(4) Ársreikning skal ætíð varðveita í 25 ár.
1)Sbr. 6. gr. laga nr.48/2005. 2)Sbr. 3. gr. laga nr. 25/2002. 3)Sbr. 2. gr. laga nr. 11/2013.
(1) Allt, sem fært er í bækur eða á reikninga, skal vera skýrt og læsilegt með varanlegu letri. Eigi má eyða eða gera á annan hátt ólæsilegt það sem eitt sinn hefur verið í þær fært þótt fyrst hafi verið misfært af vangá. Þurfi að gera breytingu á færslu skal það gert með annarri færslu eða þannig að hin ranga færsla verði læsileg að leiðréttingu lokinni.
(2) Leiðrétting á rangri færslu skal gerð með sérstöku fylgiskjali þar sem fram komi hvaða færslu er verið að leiðrétta og hvers vegna.