Reglugerð
nr. 539/1987, um launabókhald í staðgreiðslu.
(1) Launagreiðendum er skylt að halda skipulegt bókhald um laun, afdrátt staðgreiðslu og greiðsluskil samkvæmt lögum nr. 45/1987, um staðgreiðslu opinberra gjalda, eftir því sem nánar er ákveðið í reglugerð þessari.
(2) Launabókhaldið skal annað hvort fært í sérstaka staðgreiðslulaunabók í því formi sem ríkisskattstjóri ákveður eða á sérstaka reikninga í reglulegu bókhaldi launagreiðanda, sbr. lög nr. 51/1968, um bókhald*1), samkvæmt reglum í 3. og 4. gr. þessarar reglugerðar.
Notkun staðgreiðslulaunabókar leysir launagreiðanda á engan hátt undan þeim skyldum sem á honum kunna að hvíla samkvæmt ákvæðum laga nr. 51/1968, um bókhald*1), eða bókhaldsákvæðum annarra laga. Fullt samræmi skal vera milli heildarfjárhæða launa og afdráttar í staðgreiðslulaunabók og fjárhagsbókhaldi.
(1) Þeir launagreiðendur sem skyldugir eru til að halda tvíhliða bókhald, sbr. 3. gr. laga nr. 51/1968*1), um bókhald, geta fært bókhald sitt samkvæmt 1. mgr. 1. gr. reglugerðar þessarar, sbr. 2. mgr. 1. gr., á sérstaka reikninga í reglulegu bókhaldi sínu samkvæmt eftirfarandi reglum:
(2) Meðferð staðgreiðsluliða í fjárhagsbókhaldi skal haga þannig að öllum launum, starfstengdum greiðslum og hlunnindum sé safnað upp á sérstakan uppsöfnunarreikning launa. Þennan reikning má einungis nota fyrir greidd eða áunnin laun, starfstengdar greiðslur og hlunnindi ásamt leiðréttingum er varða þessa liði. Við færslu launa samkvæmt framansögðu á viðkomandi liði í fjárhagsbókhaldi ber að nota sérstakan mótfærslureikning launa. Við lok staðgreiðsluárs eru jöfnuðir uppsöfnunarreiknings launa og mótfærslureiknings launa færðir hvor á móti öðrum.
(3) Á sérstakan reikning, staðgreiðslureikning, skal færa í kredit þá fjárhæð sem launagreiðanda er skylt að halda eftir af launum, starfstengdum greiðslum og hlunnindum samkvæmt staðgreiðslulögum. Í debethlið þessa reiknings færast greiðslur á þeim fjárhæðum sem launagreiðandi hefur haldið eftir af launum launamanns.
(4) Launagreiðendur, sem færa launabókhald samkvæmt þessari grein, skulu í tengslum við það færa sérstakan reikning eða yfirlit fyrir hvern launamann þar sem fram koma sérhverjar greiðslur launa samkvæmt grein þessari og afdráttur skatts. Þar skal enn fremur skrá fjárhæð persónuafsláttar og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að ákvarða staðgreiðslu viðkomandi launamanns. Upplýsingar um greidd eða áunnin laun skulu færðar á reikninginn eða yfirlitið þótt engri staðgreiðslu sé haldið eftir vegna viðkomandi greiðslu. Laun og afdrátt skal færa á nefnda reikninga eða yfirlit með þeim hætti að unnt sé að reikna samtölu launa og afdregins skatts hverju sinni og bera saman við færslur í fjárhagsbókhaldi. Í lok staðgreiðsluárs skulu niðurstöðutölur launa og afdregins skatts færðar á reikning eða yfirlit viðkomandi launamanns.
*1)Nú 2. gr. laga nr. 145/1994.
Launabókhaldi skal að öðru leyti hagað þannig að skattyfirvöldum sé á hverjum tíma kleift að staðreyna færslur samkvæmt því og afstemmingar samkvæmt 4. mgr. 3. gr. við fjárhagsbókhald. Sama gildir um færslu staðgreiðslubókar samkvæmt 2. mgr. 1. gr., sbr. 2. gr. þessarar reglugerðar.
Staðgreiðslulaunabækur, sbr. 2. mgr. 1. gr., og reikningar og yfirlit samkvæmt 3. gr. ásamt fylgiskjölum skulu varðveitt í sjö ár frá því að bækurnar, reikningarnir og yfirlitin voru síðast færð.
Brot gegn reglugerð þessari varðar sektum samkvæmt 30. gr. laga nr. 45/1987, um staðgreiðslu opinberra gjalda.
Reglugerð þessi, sem sett er samkvæmt heimild í 23. gr. laga nr. 51/1968, um bókhald*1), og 27. gr. laga nr. 45/1987, um staðgreiðslu opinberra gjalda, öðlast gildi 1. janúar 1988.