III. KAFLI
Lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa.
Kröfur til hugbúnaðar og seljanda hans.
11. gr.
(1) Hver sá sem selur bókhaldskerfi til færslu rafræns bókhalds, þ.á m. hugbúnað vegna gagnaflutnings þ.e. vegna móttöku og sendingar skeyta á milli gagnavinnslukerfa og skráningar í gagnadagbók, skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoðun þeirra.
(2) Hugbúnaðurinn skal uppfylla þau skilyrði sem fram koma í reglugerð þessari til að bókhaldið sé fært í samræmi við góða bókhalds- og reikningsskilavenju [og skal yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins þess efnis liggja fyrir í bókhaldsgögnum notanda]1).
(3) Tryggja skal að unnt sé að rekja feril gagna gegnum bókhaldskerfið og hvorki sé hægt að breyta eða eyða færslum né skeytum.
(4) Í rafrænu bókhaldskerfunum skal m.a. vera unnt að sjá í einstökum færslum auðkenni þess sem skráði færslu, auðkenni þeirrar útstöðvar sem færsla var skráð á, dagsetningu og tíma skráningar og fylgiskjalanúmer færslu. Einnig þarf að vera hægt að sjá forsendur kerfisins, m.a. vegna ýmissa sjálfvirkra vinnsla, t.d. vegna einstakra tegunda bókhaldsreikninga sem kalla á sjálfvirkan útreikning fjárhæða og skiptingu þeirra á milli reikninga, auk þess sem unnt skal að sjá hvenær forsendum hefur verið breytt. Skrár skal vera hægt að prenta á einstökum vinnslustigum til að staðfesta innihald þeirra.
1)Sbr. 2. gr. reglugerðar nr. 15/2001.
Tengsl rafrænna bókhaldskerfa.
12. gr.
(1) Þar sem hugbúnaður bókhaldskerfis byggist á sjálfvirku gagnaflæði milli fjárhagsbókhalds og undirbókhaldskerfa skal undirbókhaldið tengjast fjárhagsbókhaldinu með reglubundnum hætti um tiltekna bókhaldsreikninga sem ekki eru nýttir í öðrum tilgangi, hvort sem reikningarnir varða tekjur eða gjöld, eignir eða skuldir.
(2) Þar sem gagnavinnslukerfi byggjast á sjálfvirku gagnaflæði yfir í bókhaldskerfi skal tryggja rekjanleika á milli gagnavinnslukerfa á einfaldan hátt.
Öryggisafrit skal taka af rafrænt færðu bókhaldi og öllum rafrænt færðum fylgiskjölum þess svo og gagnadagbók reglulega samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Verklagsreglur þessar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins. Skal öryggisafritið varðveitt á tryggan og öruggan hátt aðskilið frá frumgögnum bókhaldsins. Það skal staðfest að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritunum. Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og það skal geymt á öruggum stað aðskilið frá bókhaldinu og bókhaldsgögnunum.