Skattalagasafn ríkisskattstjóra 29.3.2024 15:47:24

Reglugerð nr. 598/1999, kafli 1 (slóð: www.skattalagasafn.is?reg=598.1999.1)
Ξ Valmynd

I. KAFLI
Bókun rafrænna viðskipta.

Skilgreiningar.
1. gr.

Í reglugerð þessari merkir:

Rafræn viðskipti*1): Viðskipti þar sem pöntun, reikningsútgáfa eða greiðslur fara fram með rafrænum hætti.

Rafrænt bókhald: Bókhald, eða sá hluti bókhalds, sem byggist á gögnum og færslum sem eiga uppruna sinn í gagnavinnslukerfum og send eru á milli þeirra með skeytum [sem skrást í gagnadagbók]1).

Skeyti: Safn samstæðra gagna sem raðað er samkvæmt ákveðnum stöðlum til gagnaflutnings og mynda fylgiskjöl í rafrænu bókhaldi.

Gagnaflutningur: Sending skeyta með rafeindaboðum milli gagnavinnslukerfa þar sem skeytið er þannig forsniðið að unnt sé að lesa það í slíku kerfi og vinna sjálfvirkt á rafrænan og ótvíræðan hátt.

Gagnavinnslukerfi: Ein eða fleiri tölvur, fylgitæki og hugbúnaður sem notuð eru til skipu lagðra aðgerða á bókhaldsfærslum.

Gagnamiðill: Seguldiskar, segulbönd, geisladiskar og annar sambærilegur búnaður sem á eru settar upplýsingar eða geymir upplýsingar sem vinna má sjálfvirkt í gagnavinnslukerfi.

Gagnadagbók: Skrá á rafrænu formi sem tekur við og geymir bæði send og móttekin skeyti í tímaröð.

1)Sbr. 1. gr. reglugerðar nr. 15/2001. *1)Skv tilskipun 2004/109/EB l) lið 1. tölul. 2. gr. eru „rafrænar aðferðir“ (e. „eletronic means“) notkun rafræns búnaðar til að vinna með, (þ.m.t. stafræn samþjöppun) geyma og senda gögn með rafþræði, þráðlaust, með ljóstæknilegum aðferðum eða með öðrum rafsegulaðferðum.

Skilyrði.
2. gr.

(1) Þegar fært er rafrænt bókhald skulu auk skriflegra lýsinga á skipulagi bókhaldsins og uppbyggingu í samræmi við 7. gr. laga nr. 145/1994, um bókhald, liggja fyrir skriflegar lýsingar vegna gagnaflutninganna sjálfra og þeirra viðskiptafærslna sem rekja má til þeirra. Lýsingar þessar skulu gefa skýra mynd af öryggi og rekjanleika færslna, hvort sem þær eru í bókhaldskerfinu sjálfu eða sérstöku gagnavinnslukerfi vegna gagnaflutninganna.

(2) Þegar færslur í bókhaldinu eiga rætur að rekja til gagnaflutninga skulu liggja fyrir upplýsingar um það með hvaða hætti þeir aðilar sem stunda slík rafræn viðskipti haga samskiptum sínum, m.a. skráningu í gagnadagbók. Ef aðilar hafa gert samskiptasamninga við gagnaðila sinn vegna gagnaflutninga skulu þeir og liggja fyrir.

Áreiðanleiki skeyta.
3. gr.

(1) Sérhver færsla í rafrænu bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi skeytum sem rekja má til viðskiptanna hvort sem uppruni þeirra er utan fyrirtækisins eða innan. Með fullnægjandi skeyti er átt við annars vegar ytri frumgögn sem verða til við móttöku skeytis frá viðskiptaaðila, sbr. 2. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994, og hins vegar er átt við innri frumgögn sem eru skeyti sem verða til innan fyrirtækisins, sbr. 3. mgr. 8. gr. laga nr. 145/1994. Skeyti sem liggja til grundvallar viðskiptum þegar svo háttar til um að bókhaldsskyldan hvílir eingöngu á seljanda vöru og þjónustu teljast vera innri frumgögn í þessu sambandi.

(2) Skeytin skulu bera sömu upplýsingar og fram eiga að koma á hefðbundnum fylgiskjölum.

Gagnadagbók.
4. gr.

(1) Öll skeyti sem rekja má til viðskipta milli aðila skal skrá í sérstaka dagbók, sem nefnist gagnadagbók.

(2) Gagnadagbók skal vera tvískipt. Annars vegar skal vera gagnadagbók sem tekur við öllum innsendum skeytum til fyrirtækisins og hins vegar gagnadagbók sem tekur við öllum skeytum sem uppruna sinn eiga í fyrirtækinu. Heimilt er að skipta hvorri gagnadagbók upp eftir tegund skeyta sem móttekin eru eða send eða eftir tilteknum tímabilum. Skeytin skulu geymd í tímaröð og fá númer í samfelldri röð.

(3) Innihaldi gagnadagbókar má ekki vera unnt að breyta eða eyða.

Skráning sendra og móttekinna skeyta.
5. gr.

(1) Skeyti sem fela í sér upplýsingar um viðskipti sem ber að skrá í bókhald sendanda sem og móttakanda, skulu mynda fylgiskjöl bókhaldsins og falla inn í viðkomandi fylgiskjalaröð. Á auðveldan hátt skal vera unnt að tengja skeyti í gagnadagbókinni við fylgiskjal bókhaldsins. Á læsilegan hátt skal vera unnt að birta á skjá bæði skeytin og færslurnar og prenta þær eftir þörfum.

(2) Rafrænn sölureikningur skal auk númers í gagnadagbók og sem fylgiskjal í bókhaldi fá númer í samfelldri númeraröð. Þetta númer skal ávallt koma fram í gagnadagbók og á rafrænu fylgiskjali bókhalds, bæði hjá sendanda og móttakanda svo og á prentuðu eintaki hans.

Hvenær skeyti telst skráð.
6. gr.

Skeyti, sbr. 5. gr., telst vera skráð í bókhald viðkomandi aðila þegar færsla þess hefur áhrif á niðurstöðu reikninga í bókhaldinu.

Leiðréttingar.
7. gr.

Eftir að færsla í bókhald skv. 6. gr. hefur átt sér stað er óheimilt að breyta eða eyða færslunni. Þurfi að gera breytingu eða leiðréttingu á færslu skal það gert með annarri færslu með vísan til sérstaks fylgiskjals.

Aðgangur að gögnum.
8. gr.

(1) Allir þeir sem hafa aðgang að rafrænu bókhaldi og hafa heimild til að senda eða taka á móti skeytum sem verða fylgiskjöl í bókhaldinu eða skrá í bókhaldið þær færslur sem verða til vegna viðskipta sem rekja má til skeyta, sbr. 5. gr., skulu hafa sérstakt auðkenni þannig að rekja megi hverja færslu til upprunans, þ.e. hvar og hvenær færsla er gerð og á hvers ábyrgð.
 

(2) Starfsmönnum, þ.m.t. kerfisstjóra, sem vinna við kerfisþróun, forritun og uppsetningu rafræns bókhaldskerfis þ. á m. kerfis vegna gagnasendinga, er óheimilt að annast hvers konar verkefni sem snerta færslu gagna inn í kerfið, þ. á m. gagna vegna gagnasendinganna. Verði þessu ekki komið við vegna smæðar fyrirtækisins skal það liggja fyrir skriflega í gögnum þess.
 

Fara efst á síðuna ⇑